Conservazione Sostitutiva

Con la ormai avanzata tecnologia e la nuova normativa vigente è possibile archiviare in formato digitale una moltitudine di documenti che hanno l’obbligo di essere conservati
nel tempo.

Nello specifico, la firma digitale e la marcatura temporale, se utilizzate in un preciso processo introdotto dalla recente normativa, danno la possibilità di conservare legalmente qualsiasi documento fiscale (fatture attive e passive, libri fiscali-giornale, inventari, IVA, ecc.) in un formato digitale conforme ai requisiti dettati dal CNIPA.

La conservazione sostitutiva ha come principale vantaggio quello di poter smaterializzare i documenti che avevano come unico obbligo quello di dover essere conservati nel tempo,
in forma cartacea.

Vantaggi della conservazione sostitutiva

  • Eliminazione della carta
  • Eliminazione dei costi legati alla stampa
  • Riduzione dei costi per la gestione dell’archivio cartaceo
  • Facilitazione nella ricerca e consultazione dei documenti
  • Risparmio dello spazio fisico (scaffali, faldoni, stanze, ecc)
  • Maggior ordine
  • Maggior sicurezza e garanzia contro il degrado o la perdita dei documenti
  • Duplicazione dell’archivio

PRATICA24  si propone:
1. Di fornire la consulenza tecnico-giuridica necessaria ad organizzare la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica presso le aziende.
2. Di conformare il manuale del Responsabile della conservazione sostitutiva.
3. Di fornire il servizio di outsourcing sull’intero processo di conservazione sostitutiva delegato dallo stesso Responsabile.

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COSTO DEL SERVIZIO

attenzione

Il costo della pratica potrebbe subire variazioni dovute alle anticipazioni richieste dalle pubbliche amministrazioni.

Le spese sostenute per conto dei clienti, variano a seconda dell’ente e della localizzazione.

Se non verrà indicato alcuna spesa extra durante la richiesta, l’agenzia ne darà immediata notizia appena raccolta tutta la documentazione necessaria.

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Descrizione

Il servizio UnaDoc offre a pubbliche amministrazioni, imprese e professionisti un sistema di conservazione per mantenere e garantire nel tempo l’integrità e la disponibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente.

All’interno del ciclo di vita di un documento, UnaDoc gestisce la sua fase finale relativa alla conservazione digitale ai fini del mantenimento della validità nel tempo.

La funzionalità principali permettono ad un operatore debitamente autorizzato di effettuare il caricamento e/o l’esibizione di un documento.

Il servizio UnaDoc è accessibile online tramite Userid e Password e la responsabilità della conservazione a norma è interamente delegata a InfoCert, che garantisce integrità, leggibilità e autenticità dei documenti ne tempo, senza degrado ed in piena sicurezza.

VANTAGGI:

RISPARMIO DI SPAZIO: non sarà più necessario disporre di un magazzino apposito per l’archiviazione dei documenti, non si dovranno più allocare i documenti in maniera tale da garantirne un rapido recupero, saranno risolti i problemi di perdita dei documenti o del loro re-inserimento errato dopo la consultazione;

RIDUZIONE TEMPI DI ACCESSO AI DOCUMENTI: la consultazione della documentazione avverrà in maniera immediata, in elevata sicurezza;

GARANZIA CONTRO DEGRADO NEGLI ANNI: non sarà più necessario utilizzare carta e inchiostro non deperibili o garantire una scarsa movimentazione degli incarti affinché resistano più a lungo;

ELIMINAZIONE DEI COSTI NASCOSTI: una gestione completamente elettronica dei documenti permette l’abbattimento dei costi tipici della gestione cartacea (es. stampa, fotocopie, toner delle stampanti, classificatori, etichette);

PIENA ADERENZA ALLA NORMATIVA: il sistema UnaDoc garantisce il pieno soddisfacimento delle leggi relative alla conservazione sostitutiva dei documenti e alla validità legale dei documenti conservati ed offre funzionalità utili alla esibizione documentale opponibile.

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